¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias.
Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorece la productividad empresarial. ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?, ¿Para qué sirve la gestión documental de forma digital?
DEFINICIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Un sistema de gestión documental está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de una empresa y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales.
¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Digitalización de documentos
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos que están en papel.
Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema y gestión del tiempo de trabajo.
Localización central
La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructuradas y repartidas entre los distintos departamentos de una compañía. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
Mejora el flujo de trabajo
Un Sistema de Gestión Documental puede convertir los flujos de trabajo en procesos más 
eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.
Seguridad de la información
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los Sistemas de Gestión Documental solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.
Compartir documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental 
facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.
Control de versiones
Hay encuestas que confirman que un alto porcentaje de trabajadores de oficina ha utilizado en
alguna ocasión una versión obsoleta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.
