Actualmente las empresas manejan una gran cantidad de datos. Estos datos pueden estar en diferentes soportes, como papel o archivos electrónicos. Tener ordenada y accesible toda esta documentación puede suponer una tarea difícil y muy laboriosa, en la que podemos hacer que los empleados pierdan mucho tiempo en la búsqueda de la información.
Como nos puede ayudar una gestión documental:
Como definición podemos decir, que una gestión documental es el conjunto de herramientas que nos permite: almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una compañía.
Centralizando los documentos de una empresa en una ubicación común con acceso para los empleados atendiendo a los diferentes permisos de cada usuario.
Evitando pérdidas de tiempo en localizar los documentos.
Evitando errores en la manipulación de los documentos por diferentes usuarios, todos los empleados trabajan sobre el mismo documento. No se duplican los documentos innecesariamente, permite la creación de diferentes versiones dentro del mismo documento
Ahorrando tiempo Y dinero en papel e impresiones innecesarias
Incrementando la seguridad de los documentos al estar todos centralizados en un repositorio, permitiendo el acceso a los mismo solo por usuarios autorizados.
Que necesito para tener una gestión documental:
Básicamente se necesita lo siguiente:
Un equipo de digitalización (escáner o multifunción)
(ver pestaña a escáner)
Un equipo en el que almacenar los documentos (Servidor)
(ver pestaña informática)
Un software de DMS (gestión documental)
Como SOFIMAT se adapta a las necesidades de su empresa:
Desde SOFIMAT podemos dar solución a estas necesidades.
Ofreciendo una solución global, que incluya los equipos y software necesario o bien adaptándonos a la infraestructura del cliente aprovechando los recursos de los que ya disponga
SOFIMAT pone a su disposición los equipos multifuncionales y escáneres más avanzados para realizar estas tareas, así como el software de última generación adaptado a las necesidades del cliente